Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Die Website wird gemeinsam von beiden Unternehmen von Cornelia Hopf Immobilien betrieben. Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind:

Telefon 0361 74973-0 · E-Mail office@hopf-immobilien.de

Für Anfragen zur Hausverwaltung ist die GmbH & Co. KG verantwortlich, für Anfragen zu Vermietung, Verkauf und Immobilienbewertung die e.K. Für die gemeinsam betriebene Website haben beide Unternehmen eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Sie können Ihre Rechte gegenüber jedem der beiden Unternehmen geltend machen.

PRÜFEN: Gibt es die Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) zwischen GmbH & Co. KG und e.K.? Falls nicht, mit dem DSB abschließen oder den Satz anpassen.

2. Datenschutzbeauftragter

Reinhold Okon, DSB Okon & Meister
Rosenstraße 1, 85757 Karlsfeld
Telefon 089 31609222 · E-Mail info@dsb-okon.de

Sie können sich bei allen Fragen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an office@hopf-immobilien.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten genügt.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, www.tlfdi.de.

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei [Name und Anschrift des Hosters] betrieben. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

PRÜFEN: Hoster eintragen und bestätigen, dass ein AV-Vertrag besteht. Speicherdauer der Logfiles beim Hoster erfragen und unten eintragen.

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer (die zuvor besuchte Seite) sowie Browser und Betriebssystem. Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe aufzuklären. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach [7] Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls benötigt werden.

Die Verbindung zu unserer Website ist per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das am „https“ und am Schloss-Symbol in der Adresszeile.

5. Cookies und Einwilligungen

Wir speichern Informationen auf Ihrem Endgerät oder lesen sie aus, etwa in Cookies oder im lokalen Speicher des Browsers, nur soweit das für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben (§ 25 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG).

Einwilligungsverwaltung (Usercentrics)

Ihre Einwilligungen verwalten wir mit der Consent-Management-Plattform der Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München. Gespeichert werden Ihre Auswahl, Datum und Uhrzeit, eine Kennung Ihres Geräts sowie Browserinformationen. Das dient dem Nachweis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Mit Usercentrics besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über das Symbol unten links auf jeder Seite ändern oder widerrufen.

Technisch notwendige Speicherung

Wenn Sie ein Formular absenden, setzt unsere Website ein Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers gelöscht wird. Es verhindert, dass eine Anfrage beim Neuladen der Seite doppelt verschickt wird. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Schriftarten (Adobe Fonts)

Für die einheitliche Darstellung nutzen wir Schriften von Adobe Fonts, Anbieter ist die Adobe Systems Software Ireland Limited, 4–6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Irland. Beim Aufruf der Website lädt Ihr Browser die Schriften von Servern von Adobe. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten an Adobe übermittelt, gegebenenfalls auch in die USA. Adobe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise zu Adobe Fonts.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und gut lesbaren Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

PRÜFEN (Empfehlung): Die Schriften werden derzeit ohne Einwilligung von Adobe geladen. Rechtlich sicherer ist, sie über Usercentrics nur nach Einwilligung zu laden oder auf eine lokal eingebundene Schrift umzustellen. Dann diesen Abschnitt anpassen bzw. entfernen.

7. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten: Name, Kontaktdaten, Ihre Nachricht, die Angaben zum gewählten Anliegen und gegebenenfalls Fotos oder Dateien, die Sie anhängen. Das Formular leitet Ihre Nachricht je nach Anliegen per E-Mail an unsere Hausverwaltung oder an unseren Bereich Vermietung und Verkauf weiter und sendet Ihnen eine Eingangsbestätigung. Angehängte Dateien werden nicht auf dem Webserver gespeichert, sondern nur per E-Mail übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder auf einen Vertrag zielt, zum Beispiel als Mieter, Eigentümer oder Kaufinteressent. In allen anderen Fällen ist es unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zum Schutz vor Spam und Missbrauch prüft das Formular unsichtbar, ob es von einem Menschen ausgefüllt wurde, ohne dafür Dienste Dritter einzusetzen. Dazu speichern wir einen verschlüsselten Kurzwert (Hash) Ihrer IP-Adresse für 30 Minuten, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen Ihre Anfrage, wenn sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, etwa bei Geschäftsbriefen nach Handels- und Steuerrecht.

8. Immobilienangebote, Anfragen und Suchauftrag

Unsere Miet- und Kaufangebote stellen wir mit der Immobiliensoftware Imwoco dar, einem Dienst der KeyScan IT Solutions UG (haftungsbeschränkt), [Anschrift]. Bilder und Objektdaten werden dabei von deren Servern geladen, Bilddateien teilweise über den Speicherdienst der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Dabei wird Ihre IP-Adresse an diese Anbieter übermittelt. Vercel ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Anfrage zu einem Objekt

Wenn Sie über ein Exposé eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Angaben in Imwoco, um Ihnen Informationen und Besichtigungstermine anzubieten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Suchauftrag

Wenn Sie sich als Suchkunde hinterlegen, speichern wir Ihre Kontaktdaten und Suchkriterien und informieren Sie per E-Mail über passende Angebote. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren, Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Suchauftrag jederzeit über den Link in jeder E-Mail ändern oder beenden.

Mit der KeyScan IT Solutions UG besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

PRÜFEN: Anschrift KeyScan IT Solutions UG eintragen; AV-Vertrag CHI ↔ KeyScan und Unterauftragsverarbeiter (Vercel u. a.) bestätigen. Werden Kaufangebote noch über onOffice (smartsite) eingebunden, zusätzlich ergänzen: „onOffice GmbH, Charlottenburger Allee 5, 52068 Aachen, Auftragsverarbeiter“.

9. Immobilienbewertung

Wenn Sie über unsere Seite Immobilienbewertung eine Einschätzung anfragen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Immobilie und Ihre Kontaktdaten in Imwoco, um Ihnen eine Marktwerteinschätzung zu geben und Sie dazu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Angaben geben wir nicht an andere Makler weiter.

10. Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) senden wir Ihnen unseren Newsletter mit neuen Immobilienangeboten und Informationen rund um Immobilien. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst nach Bestätigung über den Link in einer E-Mail werden Sie eingetragen. Wir speichern Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie die IP-Adresse, um die Anmeldung nachweisen zu können.

Für den Versand nutzen wir den Dienst der rapidmail GmbH, Augustinerplatz 2, 79098 Freiburg im Breisgau, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Wir werten aus, ob ein Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden, um unsere Inhalte zu verbessern. Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung.

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per Nachricht an uns abbestellen. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Adresse, soweit wir sie nicht zum Nachweis einer früheren Einwilligung aufbewahren müssen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

PRÜFEN: Läuft der Versand über rapidmail oder über das REDAXO-Addon „MultiNewsletter“? Nur den tatsächlichen Dienst nennen. Öffnungs- und Klickmessung nur beschreiben, wenn sie aktiv ist.

11. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, online, per E-Mail oder per Post, verarbeiten wir Ihre Angaben und Unterlagen, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt ein Arbeitsverhältnis zustande, übernehmen wir Ihre Daten in die Personalakte. Andernfalls löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach der Absage. Diese Frist dient der Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Längere Speicherung, etwa für künftige Stellen, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

12. YouTube-Videos

Auf einigen Seiten binden wir Videos von YouTube ein, Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Videos werden erst geladen, wenn Sie dem über unsere Einwilligungsverwaltung zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Nach dem Start eines Videos erhält YouTube unter anderem Ihre IP-Adresse und die Information, welche unserer Seiten Sie besucht haben, und kann Cookies auf Ihrem Gerät speichern. Sind Sie bei Google eingeloggt, kann YouTube das Ihrem Konto zuordnen. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden, Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

PRÜFEN: Die Videos auf „Unternehmen“ und „Karriere“ sind derzeit über youtube.com/embed eingebunden, nicht über youtube-nocookie.com. Einbindung umstellen und in Usercentrics als „YouTube Video“ blockieren lassen, sonst den Absatz anpassen.

13. Soziale Netzwerke

Unsere Website enthält keine Plugins sozialer Netzwerke. Auf Facebook, Instagram, YouTube und LinkedIn verweisen wir nur mit einfachen Links. Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen solchen Link anklicken und die Seite des jeweiligen Netzwerks aufrufen. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

Für unsere eigenen Seiten auf Facebook und Instagram sind wir gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu und weitere Informationen finden Sie unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

14. Externe Links und Kundenportal

Kundenlogin: Der Link „Kundenlogin“ führt zum Kundenportal unserer Verwaltungssoftware unter hopf.hausperfekt-mobile.de. Für die Nutzung des Portals gelten die dort hinterlegten Datenschutzhinweise.

Routenplanung: Die Links „Route planen“ öffnen Google Maps in einem neuen Fenster. Auf unserer Website selbst wird keine Karte von Google geladen.

PRÜFEN: Wird irgendwo noch das Bewertungs-Widget von ProvenExpert (Bild von images.provenexpert.com) oder Google reCAPTCHA geladen (z. B. im Bewerbungsformular)? Dann Abschnitte ergänzen: ProvenExpert – Expert Systems AG, Quedlinburger Straße 1, 10589 Berlin; reCAPTCHA – Google Ireland Limited, nur nach Einwilligung. Sonst diesen Hinweis löschen.

15. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder übermitteln Daten dorthin (Adobe, Google/YouTube, Meta, Vercel). Die USA gelten für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, als Land mit angemessenem Datenschutzniveau (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023). Wo das nicht zutrifft, stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, oder so lange Sie eingewilligt haben. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, vor allem nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung (in der Regel sechs bis zehn Jahre), bleiben unberührt. Danach werden die Daten gelöscht.

17. Informationen für Mieter, Eigentümer und Geschäftspartner

Wie wir Daten im Rahmen der Hausverwaltung, der Vermietung und des Verkaufs verarbeiten, also außerhalb dieser Website, lesen Sie in unseren Informationen nach Art. 13 DSGVO:

• Allgemeine Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO (PDF)
• Datenschutzinformation für Eigentümer (PDF)
• Datenschutzinformation für Mieter (PDF)

PRÜFEN: Das Art.-13-Schreiben stammt von 2021. Mit dem DSB prüfen, ob es noch aktuell ist (Verantwortliche, DSB-Anschrift, eingesetzte Software wie Imwoco).